TOESTEMMING OM PERSOONLIKE INLIGTING TE VERWERK IN TERME VAN DIE WET OP DIE BESKERMING VAN PERSOONLIKE INLIGTING (WET 4 VAN 2013)
Inleiding
Die doel van die POPI-wet (Wet 4 van 2013) is om u teen gelddiefstal, identiteitsdiefstal en die onwettige verwerking van u persoonlike inligting te beskerm. Die wet wil verhoed dat u inligting in verkeerde hande beland. Ons moet u inlig oor wat betref die inwinning, ontvangs, optekening, organisering, herwinning, verspreiding, beskikbaarstelling of die gebruik van u inligting.
Wat word as persoonlike inligting beskou?
Ingevolge die POPI-wet is enige inligting wat gebruik kan word om u, ‘n lewende persoon en waar toepaslik, ‘n bestaande juristiese persoon se identiteit vas te stel. Dit sluit in, maar is nie beperk nie tot, ras; geslag; swangerskapstatus; huwelikstatus; nasionaliteit; etniese groep; sosiale afkoms; velkleur; seksuele oriëntasie; ouderdom, fisieke of geestesgesondheid; gestremdheid; godsdiens; geloofsoortuigings; kultuur-, taal-, opvoedkundige, mediese, finansiële, kriminele, of werkgeskiedenis; identiteitsnommer; e-posadres; woonadres of woonarea; posadres; voertuigregistrasienommer; bankbesonderhede; telefoonnommer; biometriese inligting en u persoonlike mening of voor- en afkeure asook menings van ander oor u.
Waarom Ultima u persoonlike inligting inwin:
As finansiële beplanners, win ons u persoonlike inligting in om finansiële dienste te lewer. Ons kerndienste behels die volgende:
- Beplanning voor aftrede;
- Beplanning na aftrede;
- Beleggingsbeplanning;
- Boedelbeplanning;
- Besigheidsversekeringsbeplanning; en
- Persoonlike langtermynversekeringsbeplanning.
Dit mag ook die volgende verwerking van inligting insluit:
- die identifikasie en verifikasie van u identiteit as ‘n aanspreeklike instelling volgens die Wet op die Finansiële Intelligensiesentrum (Wet 38 van 2001) (FIS-wet);
- om finansiële misdaad soos geldwassery, belastingontduiking en opbrengste wat voortspruit uit onregmatige aktiwiteite te identifiseer en dienooreenkomstig te beveg;
- vir oudit- en rekorddoeleindes;
- ter voldoening aan wette, regulasies en bedryfskodes;
- vir boekhoudoeleindes;
- om u testament op te stel en u bestorwe boedel te beredder;
- vir koerier- en afleweringsdienste rakende dokumente, pakkies,geskenke, geskenkbewyse, kaartjies, kliëntefunksies en seminare;
- kommunikasiedoeleindes byvoorbeeld nuusbriewe, beleggingstate, polisinligting;
- waar van toepassing op uitkontraktering na eksterne partye, soos belastingdienste, omsigtigheidsondersoeke volgens bepalings van die FIS-wet, of boedeladministrasie.
Inligting sal hoofsaaklik van uself aangevra word maar ook van ander bronne indien nodig. Tans maak ons gebruik van Astute Financial Services Exchange, ThisisMe, en ease-e Fica (Pty) Ltd.
Huwelik / Lewensgenoot
Persoonlike inligting rakende u gade of lewensgenoot moet direk van hulle ingewin word, Skriftelike toestemming word vereis indien u die inligting wil deel.
Oordrag van u persoonlike inligting aan derdepartyverskaffers
Ultima kan onder sekere toegelate omstandighede persoonlike inligting wat ons verwerk aan derdepartykontrakteurs, -subkontrakteurs en/of hul filiale en geaffilieerdes, langtermynversekeraars, produkverskaffers, howe, staatsdepartemente, of die Inligtingsreguleerder oordra of bekend maak.
Die bedieners wat ons IT-infrastruktuur dryf en fasiliteer, kan in veilige datasentrums regoor die wêreld geleë wees, en persoonlike inligting kan op enige daarvan gestoor wees.
Ons mag u persoonlike inligting voorsien wanneer ons daartoe verplig word deur wetgewing of wanneer ons meen dat dit nodig is om ons regte te beskerm, binne of buite Suid Afrika.
Toestemming rakende FIS-wet omsigtigheidsondersoeke
Ultima is ‘n aanspreeklike instelling volgens die Wet op die Finansiële Intelligensiesentrum (Wet 38 van 2001). In terme van hierdie wet moet Ultima kliënte-omsigtigheidsondersoeke uitvoer. Dit mag ook ‘n omsigtigheidsondersoek van groter omgang vereis. Die doel van die ondersoek is om te bepaal wat die risiko is dat ‘n persoon (insluitende ‘n juridiese persoon) betrokke is by geldwassery en/ of by die finansiering van terrorisme. Die risiko spruit uit verskillende aspekte soos prominensie, woonadres, registrasie van ‘n besigheid, sanksies (finansieel), verbod om handel te dryf, eienaarskap en beheer van juridiese persone, finansiële transaksies of ‘n kombinasie daarvan.
Onder sekere omstandighede mag dit nodig wees om om ons te vergewis van inligting beskikbaar in die publieke domein soos verwysings deur of oor u in die pers, media, sosiale media, Interpol and wetstoepassingsagentskappe, kredietburo’s en finansiële instellings.
Ek verleen toestemming en magtig Ultima en enige agentskappe regmatig aangestel deur Ultima, ingesluit eas-e Fica (Pty) Ltd, om namens Ultima inligting te verkry en te verwerk om die omsigtigheidsondersoeke hierbo beskryf regmatig uit te voer.
Oorgrens-oordrag van inligting
Waar van toepassing, byvoorbeeld by ‘n buitelandse belegging, mag Ultima persoonlike inligting internasionaal oordra. Ons sal seker maak dat die land waarna ons die inligting oordra of van waar die inligting teruggestuur word soortgelyke maatreëls as Suid Afrika het om u reg op privaatheid te beskerm.
Verdere verwerking
Sou die verwerking van u inligting nie meer ooreenstem met die doel waarvoor die inligting oorspronklik ingesamel is nie, sal Ultima optree in ooreenstemming met artikel 15 van POPIA.
Kinders
‘n Ouers of ‘n wettige voogde van enige kind jonger as 18 jaar oud moet toestemming verleen om die kind se inligting te verwerk.
Beskerming van jou persoonlike inligting
Ultima wil graag vertroue bevorder deur die wyse waarop ons sensitiewe persoonlike inligting bestuur. Dit beteken dat ons kan bewys dat alle prosesse en prosedures in plek is om te verseker dat persoonlike inligting op ‘n effektiewe en korrekte wyse bestuur word soos in die POPI-wet voorgeskryf. Dit sluit in fisiese sekuriteit, rekenaar- en netwerksekuriteit, sowel as beperkte toegang tot persoonlike inligting. Dit word deurlopend hersien
Ons het maatreëls rakende ons personeel en eksterne partye in plek om die sekuriteit van u inligting te beskerm.
Toegang tot u persoonlike inligting
Die wet gee aan u die reg om kennis te dra welke inligting ons oor u hou, wat die identiteit van derde partye is wat daartoe toegang het en om ‘n rekord daarvan aan te vra.
Korrektheid van u persoonlike inligting
Ultima moet die integriteit van die persoonlike inligting in sy besit en onder sy beheer beskerm deur te verseker dat maatreëls in plek is om verlies van, skade aan of ongematigde vernietiging van persoonlike inligting te voorkom.
U mag ons versoek om u persoonlike inligting te korrigeer, te wysig of te vernietig.(gebruik vorm 2)
Ons sal redelike stappe neem om om u identiteit te bevestig voordat ons wysigings aan u inligting aanbring.
Gevolge indien u nie u persoonlike inligting verskaf nie
Dit kan beteken dat ons slegs ‘n beperte diens kan lewer of dat ons geen diens kan lewer nie.
Reg om ‘n klagte te lê
U het die reg om ‘n klagte by die inligtingsreguleerder te lê wat die verwerking van u persoonlike inligting betref. Die inligtingsreguleerder kan gekontak word by:
JD House, Stiemens Straat 27, BRAAMFONTEIN, Johannesburg 2001;
Posbus 31533, BRAAMFONTEIN, Johannesburg 2017;
Reg om beswaar aan te teken
U het die reg om beswaar aan te teken teen die verwerking van u persoonlike inligting. (gebruik vorm 1)
Beëindiging
Sou u te enige tyd u toestemming wou terugtrek, is u welkom om ons Inligtingsbeampte, Eugène Antak, te kontak.
Eposadres: [email protected]
Fisiese adres: per adres Ultima Finansiële Beplanners, Kariba Straat 73, LYNNWOOD GLEN, 0081 Pretoria.
Posadres: per adres Ultima Finansiële Beplanners, Posbus 191 MENLYN, 0063, Pretoria.
Telefoon nommer 012 348 1386.
Verklaring en toestemming